Comment réussir vos événements d’entreprise à Lyon ?

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Si le confinement a mis à mal nombreux prestataires spécialisés dans l’évènementiel, ces derniers connaissent actuellement une importante croissance grâce à l’organisation d’évènement d’entreprise digital. En effet, lancer des évènements à distance en les digitalisant est aujourd’hui faisable en ligne d’ailleurs, ce type de support peut parfois s’avérer plus efficace que les rencontres classiques. Pour réussir toute la mise en place d’un évènement digital, il faudra un travail de préparation et de communication, mais aussi l’élaboration d’une stratégie marketing et la gestion du déroulement de la diffusion.

L’intérêt d’un évènement digital 

L’organisation d’un évènement ne s’apparente pas à une simple transposition d’un évènement présentiel que l’on a digitalisé. En effet, pour garantir la réussite de l’action de communication, il faudra adapter le contenu proposé pour un format répondant aux contraintes du public ciblé. Pour cette principale raison, l’assistance d’une agence digitale vous sera indispensable.

Avec l’évolution de la technologie et d’Internet, la plupart des clients et prospects sont équipés d’un Smartphone, d’un ordinateur ou d’une tablette avec une connexion. Ainsi, ils pourront accéder facilement à vos diffusions, sans pour autant dépenser en déplacement. D’ailleurs, certains Français vivent dans des zones blanches où l’accès à Internet est libre ce qui rend l’organisation des évènements d’entreprise tout à fait envisageable pour garder le lien avec vos consommateurs.

L’organisation d’un évènement digital permet ainsi de continuer à faire vivre votre entreprise sans être obligé d’investir un important budget dans les campagnes de communication. En effet, ces évènements organisés à distance permettent de réduire considérablement les coûts de ces derniers. Pour commencer, vous n’aurez pas besoin de louer une salle ou de faire appel à un traiteur. Par la suite, tout le monde pourra participer à l’occasion depuis leur salon ce qui vous libère également de certaines contraintes matérielles et financières. L’entreprise pourra ainsi investir plus de moyens dans la promotion de l’évènement.

Pour garantir la réussite de l’organisation toutefois, les conseils et les services d’une Agence événementielle à Lyon ne sont pas à négliger. Ses missions ne consisteront pas seulement à vous orienter vers les thématiques les plus pertinentes, mais également à vous aider lors du choix des outils à utiliser.

Différents types d’évènements digitaux selon les besoins de l’entreprise

En règle générale, la plupart des évènements, quelle que soit leur nature, peuvent être transformés en version digitale. En effet, même si votre boite ne peut proposer qu’une petite quantité d’animations (en raison des activités limitées), cela ne vous empêche pas de divertir ou d’engager vos clients avec un évènement à distance. Les formats les plus courants actuellement sont certainement les talks, les workshops et les conférences en ligne. Il s’agit entre autres des webinars ou séminaires digitaux permettant d’informer, d’échanger ou d’amuser les internautes.

Il faut cependant noter qu’il est essentiel de miser sur un évènement dont l’animation peut se faire par la voix à l’exemple des vidéos live qui expliquent le fonctionnement d’un nouveau produit. Bien entendu, vous pouvez également reproduire des évènements plus interactifs à distance. Pour cela, l’aide d’une agence événementielle sera nécessaire. Sa force de proposition vous aidera à trouver les bonnes animations, mais aussi les activités à proposer (visite virtuelle, échange direct, etc.) pour rassembler et attirer le maximum de participants.

Il est par ailleurs possible d’organiser des teams building via un simple ordinateur pour rassembler vos salariés qui œuvrent en télétravail. Les chasses au trésor numériques par le biais de Google Map sont par exemple les formats les plus populaires. Pour ce faire, les participants devront trouver des coordonnées géographiques au lieu des indices. Votre agence digitale à Lyon pourra sans nul doute concevoir le parcours et mettre en place les différentes étapes. En réalité, seules votre imagination et votre créativité représentent un frein lorsqu’il est question d’organiser des évènements digitaux. Un brainstorming avec votre équipe pourra certainement servir à trouver des idées innovantes et originales pouvant le public ciblé.

Bien choisir les outils de diffusion à utiliser

Pour réussir l’organisation et attirer le maximum de participants, il est primordial de choisir les canaux de communication destinés à la promotion, mais aussi la diffusion de l’évènement. Ce point est d’autant plus important si vous envisagez d’organiser un évènement en live.

Pour commencer, la promotion est à réaliser plusieurs mois à l’avance avec des supports digitaux. Utilisez vos newsletters, vos blogs d’entreprise, vos pages de réseaux sociaux et surtout votre site web pour faire connaître la date ainsi que le déroulé de l’évènement. Si possible, diffusez également des posts et messages d’invitation sur d’autres sites partenaires pour atteindre un public plus large.

Pour ce qui est des canaux, plusieurs choix sont disponibles à commencer par les réseaux sociaux comme Facebook, Tik Tok ou encore YouTube. Ces plateformes mettent à votre disposition tout le nécessaire pour réaliser et retransmettre vos vidéos en live ce qui représente le moyen le plus simple pour diffuser l’évènement. Bien qu’économique, cette solution ne permet pas d’organiser des évènements payants. De plus, vous ne pouvez pas contrôler qui va assister à la conférence.

D’autres outils à considérer pour réussir l’organisation

Avec un webinar, vous pouvez réaliser différentes animations : émettre une vidéo live, faire une présentation, mettre en place un tchat ou personnaliser votre évènement. Cette option peut d’ailleurs vous permettre de faire payer la participation au live. Pour ce faire, il faudra utiliser des plateformes dédiées comme Zoom.

Si vous souhaitez bénéficier de plus de visibilité, utilisez Twitch qui est aujourd’hui considéré comme la plateforme préférée des influenceurs. L’accès est gratuit par contre les participants auront la possibilité de vous faire des dons. Dans tous les cas, l’essentiel est de rester créatif afin de se démarquer. Ainsi, certaines entreprises n’hésitent pas à proposer des happenings sur les e-casinos pour innover.

Après la diffusion, pensez à proposer un replay de la vidéo ou encore mieux ; à envoyer un compte rendu aux participants. Ces outils remplaceront les photos que l’on envoie après l’évènement de plus, ils vous permettront de garder le contact avec vos clients et prospects. Offrir des goodies pour avoir répondu à votre appel est également envisageable notamment pour récompenser les participants. Puisque ces objets ne peuvent être distribués en ligne, pensez à offrir des codes promo ou à livrer des cadeaux personnalisés directement chez les eux.

Comment bien organiser vos évènements digitaux ?

Contrairement à l’organisation d’un évènement conventionnel, le processus diffère largement puisque vous devrez utiliser exclusivement le digital pour un résultat satisfaisant. Bien entendu, vous devrez commencer par déterminer les objectifs de la campagne, le thème et le plan de communication. L’idéal est de définir des objectifs quantifiables et mesurables pour garantir l’efficacité des outils utilisés.

Le jour J, vous pouvez également solliciter des intervenants pour appuyer vos propos ou des experts pour mieux expliquer les éléments techniques relatifs à votre activité. Une fois le déroulé de l’évènement mis en place, pensez à toujours prévoir une solution d’urgence au cas où une panne technique survienne (micro en panne, ordinateur cassé, etc.).

Pour éviter les erreurs ou tout autre désagrément, confiez la coordination de l’évènement à une Agence événementielle à Lyon. En plus de vous assister tout au long du processus, elle peut également se charger des différents détails à mettre en place lors de la diffusion.

 

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