Vous trouvez que le coût de vos charges de copropriété est excessif ? Votre syndic est injoignable quand il s'agit de lui faire part de la panne d'ascenseur ? Son représentant ne vous rappelle jamais quand le portail d'accès reste bloqué pendant plusieurs jours ? Il est plus que temps de réfléchir sérieusement à changer de syndic de copropriété. Ce guide va vous expliquer comment changer de syndic en vous présentant les quatre étapes qui vont vous aider à effectuer les bonnes actions au bon moment.
Étape n°1 : une anticipation nécessaire
Même si vous ne supportez plus la situation, un changement de syndic de copropriété ne peut pas être réalisé du jour au lendemain : il est indispensable de l'anticiper au minimum 2 mois avant la date de l'Assemblée Générale. En effet, le conseil syndical aura pour mission de rechercher de nouveaux candidats, soit par le bouche-à-oreille, soit grâce à internet afin de mettre en concurrence plusieurs syndics, conformément à la loi ALUR. Vous aurez le choix entre :- un syndic professionnel, riche en personnel et à forte capacité financière, avec le risque que votre copropriété se retrouve noyée au milieu de dizaines d'autres ;
- un syndic coopératif, à taille plus humaine ; dans ce cas, un conseil syndical est obligatoirement constitué. Dans ce modèle plus convivial, vos besoins seront mieux entendus, grâce à une plus grande flexibilité ;
- un syndic bénévole : dans ce cas, c'est un copropriétaire qui est élu en tant que syndic. Les membres du conseil syndical ont, dans ce modèle, un rôle de contrôle des tâches du syndic pour s’assurer que le syndic bénévole gère la copropriété en bonne et due forme et également un rôle d’assistance. Vous trouverez de plus amples informations pour changer de syndic en cliquant sur ce lien www.cotoit.fr
Étape n°2 : la rédaction d'un cahier des charges, expression des besoins de la copropriété
Avant de consulter de nouveaux candidats à la succession de votre syndic, il est souhaitable que les membres du conseil syndical rédigent un cahier des charges qui spécifie les particularités de votre copropriété : présence ou non d'ascenseurs, de parcs ou jardins à entretenir, chauffage collectif éventuel, présence d'un gardien permanente ou partielle, ravalement de façade à venir, présence d'impayés… Ce cahier des charges a pour objectif de définir les besoins spécifiques de la copropriété ainsi que les attentes des copropriétaires. Il sera adressé à chaque candidat pour que chacun rédige un mandat de syndic. Une mise en concurrence doit être effectuée, celle-ci est possible tous les trois ans.Étape n°3 : l'analyse détaillée des devis
Une fois que tous les devis sont réceptionnés, commence alors la phase la plus délicate, à savoir l'analyse des caractéristiques des devis. Même si le prix va être un critère essentiel dans la sélection du contrat de syndic, il existe également de nombreux autres items à prendre en compte selon la spécificité de votre copropriété :- l'accessibilité et la disponibilité du gestionnaire de copropriété : cela passe par les heures ouvrables des bureaux du syndic ;
- les prestations annexes proposées par le syndic ;
- les outils de suivi mis à disposition des membres du conseil syndical : il est essentiel que le syndic communique de manière régulière avec la copropriété, a minima avec le conseil syndical. Les points à vérifier dans le devis sont les suivants :
- le syndic doit détenir une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie ;
- le forfait de base doit bien prévoir toutes les prestations courantes ;
- la clause de révision annuelle des tarifs ne doit pas apparaître ;
- la durée minimale d'engagement.
Conformément au décret du 26 mars 2015, il existe un contrat-type qui encadre les pratiques des syndics. Cela permet de mieux comparer les offres. Il est indispensable que toutes les clauses du contrat type soient présentes. Prenez garde aux frais additionnels : en général, les syndics établissent leurs honoraires pour un forfait de base annuel. Mais ils peuvent aussi facturer en supplément des prestations particulières, telles que des frais d'envoi ou de commission sur les travaux ou encore des frais pour l'organisation d'une assemblée générale extraordinaire…