Quel est l’intérêt d’utiliser un agenda partagé ?

agenda partagé

En gestion de projet, l’agenda est un dispositif important pour connaître les délais des tâches dont vous êtes responsable et pour noter tous les événements clés du projet et réunions. Pas besoin de se souvenir de tout ce qu’il faut à faire, le calendrier l’organisera pour vous. Cela vous permet de vous concentrer plus librement sur les tâches quotidiennes, ce qui augmente considérablement votre productivité et votre efficacité.

Gérez facilement vos projets

 Actuellement, le calendrier partagé n’est plus qu’un simple accessoire, il est devenu un outil indispensable pour une équipe performante. Il présente de nombreux avantages et offre de nombreuses possibilités. Mais pourquoi faut-il absolument utiliser un calendrier partagé lors de la gestion de projets ?

Vous souhaitez augmenter votre productivité, optimiser votre temps et gérer efficacement vos projets ? Les agendas partagés sont les outils dont vous avez besoin pour gérer facilement votre mission. Ce dispositif vous permet de :

  • Programmer vos tâches ;
  • Additionner des événements clés à chacun de vos projets ;
  • Visualiser les échéances de chaque tâche et les jalons du projet ;
  • Voir l’heure de réunion fixée ou proposée

L’agenda partagé vous permet de voir un aperçu de toutes les tâches à long et court terme de toute l’équipe. Par conséquent, vous pouvez comprendre l’avancement du projet d’un coup d’œil et savoir exactement où vous en êtes dans la tâche.

Enfin, il est possible de cliquer sur le calendrier des projets antécédents pour vous aider à planifier les projets futurs, ce qui peut vraiment faire gagner du temps. Pour plus d’information, veuillez visiter le site joynit.fr.

Améliorer le travail en équipe

La transparence est indispensable au bon fonctionnement de l’équipe. Les calendriers partagés améliorent le travail d’équipe, notamment en facilitant la circulation de l’information.

En dehors de consulter leur propre planning, vos employés peuvent aussi consulter ceux de leurs collègues. De cette façon, chacun connaît les tâches sur lesquelles il travaille, le temps libre et le nombre de jours de congé de toute l’équipe pour planifier une session ou une réunion de travail collectif.

Une fois les tâches terminées, toute l’équipe en sera informée à l’aide d’une notification.

En tant que directeur de projet, il est plus facile pour vous d’équilibrer la responsabilité de travail de vos employés en tenant compte les disponibilités et les obligations de chacun.

Garder votre équipe informée et toujours connectée

L’agenda partagé est l’un des outils de communication nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe. Les rappels figurent parmi ses plus grands avantages. En effet, en recevant les notifications et les alertes, chaque membre de l’équipe peut se tenir au courant de tout ce qui se passe dans le projet. L’annulation ou le changement d’un événement clé du projet, l’organisation d’une réunion, une tâche due ou en retard, et chaque participant recevront des informations en temps réel.

 Les calendriers partagés peuvent aussi aider à progresser la communication au sein de l’équipe. Il n’y a plus d’oubli et de frustration, tout le monde a les mêmes informations en même temps, ce qui rend chacun plus efficace.

Actuellement, les nouvelles technologies facilitent les déplacements des équipes. Les salariés apparaissent rarement sur le lieu de travail, surtout avec la popularité croissante du télétravail, les voyages réguliers, ou encore le développement international des entreprises où certains salariés peuvent être dispersés à travers le monde.

L’agenda partagé gratuit en ligne devient un outil indispensable pour les salariés géographiquement dispersés parce que vous pouvez y accéder sur n’importe quel appareil, à tout moment, n’importe où. Ainsi, vous pouvez consulter rapidement le planning de la journée, et en quelques clics, vous pouvez gérer les tâches de la journée, consulter les rendez-vous ou organiser des réunions avec des collègues, sans avoir à vous déplacer, que vous soyez au bureau, à la maison ou à l’étranger.

Faciliter l’organisation d’événements et de réunions

 Auparavant, le simple fait de trouver un créneau convenant à tout le monde et d’arranger une réunion de suivi pouvait être un vrai challenge. Actuellement, finie la prise de tête ! Pas besoin d’envoyer un e-mail ou d’appeler chaque collègue pour trouver le meilleur moment pour organiser un événement, un déjeuner ou une réunion. À l’aide de l’agenda collaboratif gratuit, vous pouvez voir en un coup d’œil la disponibilité des collaborateurs sur les créneaux proposés en temps réel. Vous pouvez créer votre demande de rendez-vous en quelques clics, et vous pouvez inviter vos collaborateurs et des invités externes (prestataires, fournisseurs, partenaires, clients, etc.).

Après avoir sélectionné le créneau, une invitation électronique sera automatiquement envoyée aux participants. Ensuite, il leur suffit d’accepter la réunion afin que celle-ci apparaisse à leur ordre du jour. Le jour j, ils recevront une notification pour les informer de la réunion. Si le meeting est reporté ou annulé, le calendrier sera mis à jour automatiquement et les participants en seront informés.

 Vous pouvez aussi organiser à l’avance des activités régulières, telles qu’un petit-déjeuner d’équipe le vendredi matin ou des réunions de suivi hebdomadaires.

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